Projekt

Allmänt

Profil

Nya förtroendevalda

Process

  1. Vid val ska samtliga valda fylla i formuläret (se länk ovan). Det går mycket fortare för alla om det görs redan samma kväll, så är det gjort. KAOS kommer att få mail så fort någon har fyllt i formuläret. Någon av oss går då in i formuläret och gör följande:
  2. Kopierar formlerna i de gula fälten från raden ovanför.
  3. Skapar en personlig mail på customer.glesys.com enligt formel i svarsarket
  4. Lägger till mailen i organets/organens alias
  5. Skickar mail till den förtroendevalda enligt exempelmall nedan
  6. Skriver Ja i de gröna kolumnerna HSK-mail skapad, Inlagd i alias och Skickat infomail
  7. Inväntar mail från förtroendevald att Google-konto är skapat
  8. Loggar in på KAOS google drive-konto och lägger till den förtroendevalde i NGS Förening (redigeringsbehörighet) samt Publikt arkiv (läsbehörighet). Skriver en kort text enligt exempel nedan som skickas till den förtroendevalde.
  9. Uppdaterar "Grattis, du är förtroendevald" med den nya infon i kolumn Fått tillgång till NGS och Publikt arkiv

Om användaren också har fått användare till karen.hh.se ska ett "ja" fyllas i även i denna kolumn. Ska finnas en ansvarig från varje organ varje år.

Formulär för nya användare

För att kunna hantera användare finns det ett formulär som nya förtroendevalda kan fylla i: http://goo.gl/forms/3Sgcb57zcL
Formuläret ligger i KAOS-mappen på NGS (NGS Förening/KAOS/Grattis du är förtroendevald). Mail skickas till KAOS varje gång någon fyllt i ett svar.

Gula kolumner

Efter svarskolumnerna finns det ytterligare några kolumner (gulmarkerade) där en får kopiera formler från ovanstående rad.
Dessa ger studentmail, khs-mail samt vilka mailalias/listor som användaren ska ligga med i.

Gröna kolumner

Gröna kolumner är till för att kunna fylla i efterhand som användare har skapats så att vi vet att det har gjorts. Framförallt
nödvändigt när det är stora körningar som görs som vid t ex verksamhetsårsskifte.

Exempeltext för informationsmail

Hej,

Grattis till din post som förtroendevald i Halmstad Studentkår!
Du har nu fått ett mailkonto, se info nedan, och med några få steg får du även tillgång till studentkårens gemensamma filarkiv, kallat NGS. Men först lite annan matnyttig info!

Manualer
Manualer finns på https://redmine.karen.hh.se/projects/kaos/wiki/Manualer, det finns både video och skrivna manualer. Du kan också surfa till https://www.karen.hh.se/organisation/, scrolla ner till KAOS och klicka på länken som finns där. Vi kommer att uppdatera och lägga till fler manualer efterhand som vi har möjlighet, saknar ni något så hör av er, kontaktuppgifter finns nedan.

Mailkonto @karen.hh.se
Du loggar in på ditt mailkonto genom att surfa till mail.glesys.se och ange dina inloggningsuppgifter som finns sist i detta mail.

När du har loggat in på ditt mailkonto så rekommenderar vi dig även att gå till Inställningar och ändra "Namn" så att ert namn visas för de som får epost från er, standard är att fornamn.efternamn (ex madeleine.bagge) visas. Glöm inte att spara dina ändringar. Behöver du lite guidning på vägen finns detta på manuallänken ovan.

Kom ihåg att byta lösenord på din mail! Detta gör du genom att surfa till https://mailadmin.nollning.nu/ (ja, det är rätt adress).

Google Drive/NGS
För att du ska komma åt filarkivet behöver du skapa ett google-konto med din nya mailadress. Manual för detta finns på länken ovan. När du skapat kontot behöver du skicka ett mail till oss i KAOS så ska vi se till att du får rätt accesser.

Vi rekommenderar dig också att ladda ner Google Drive som app till din dator, den fungerar då som vilken vanlig mapp som helst på din dator, som mina dokument. Allt som ni arbetar med i verksamheten ska sparas på NGS, detta på grund av två saker:
- alla har lätt åtkomst till det
- det finns sparat för kommande generationer

Kontakt
Det finns säkert tusen saker att berätta men just nu nöjer vi oss med detta. Nedan finns dina inloggningsuppgifter. Har du några frågor finns vi tillgängliga på kaos@karen.hh.se eller på http://halmstadstudentkar.slack.com där ni kan registrera er med mailadressen nedan. Presidiet använder samma plattform om ni vill tjöta med någon där, och det finns möjlighet för fler olika kanaler och forum.

Mailåtkomst: http://mail.glesys.se
Mail: fornamn.efternamn@karen.hh.se
Lösenord: [sätt lösenordet här]

KAOS träffas också första lördagen i månaden och du är så klart alltid hjärtligt välkommen för att få hjälp eller bara hänga med härliga människor!

Mycket nöje och tveka inte att höra av dig om något är oklart!
Hjärtliga hälsningar,
KAOS genom
Madeleine Bagge

Exempeltext för NGS Förening

Hej, nu har du fått tillgång till NGS Förening. Här ska alla dokument ni hanterar sparas så att alla kan ha lätt tillgång till dem och så att de finns sparade för era efterträdare. Vi rekommenderar att ni laddar ner Google Drive som app till er dator och telefon för ännu lättare hantering. Manual för detta hittar du på https://redmine.karen.hh.se/projects/kaos/wiki/Manualer
Har du några frågor så hör bara av dig till oss på kaos@karen.hh.se.
Allt gott!
KAOS genom NN

Exempeltext för Publikt arkiv

Hej, nu har du fått tillgång till Publikt arkiv. Här ska samtliga dagordningar och protokoll från era möten sparas som pdf. Denna mapp visas publikt på karen.hh.se. Du har enbart läsrättigheter till denna mapp, om du är den som kommer att lägga upp dagordning och protokoll för ditt organ, kontakta oss så fixar vi dina rättigheter, kaos@karen.hh.se.
Allt gott!
KAOS genom NN