Projekt

Allmänt

Profil

Underhålla accesser

I Användare finns process för hur man hanterar tillägg av användare och accesser när nya förtroendevalda tillkommer.

Utöver ett löpande underhåll av accesser så behöver vi göra ett mindre underhåll vid årsskiftet och ett stort vid verksamhetsårsskiftet.

Accesser att underhålla

  1. Google Drive (främst NGS Förening och Publikt arkiv)
  2. Mailkonto och mailalias
  3. Användare på karen.hh.se
  4. Användare på hjartslaget.se
  5. Användare på nollning.nu med subdomäner

Underhåll vid årsskiftet

Vid årsskiftet byts styrelsen för Nollningen ut, troligen byts någon i kårstyrelsen ut samt valberedningen byts ut. Därmed behöver de nya få access och de gamla tas bort.
Punkt 1, 2, 3 och 5 ovan är aktuella.

För att vara säker på att vi har rätt uppgifter begär vi in en kontaktlista från presidial med kårorgansansvar. Därefter kör vi en crosscheck för 1 och 2. Innan vi tar bort några accesser är det schysst att förvarna om det en tid innan, se exempeltext nedan. Skicka förvarningen till organ@karen.hh.se så får alla förtroendevalda det, både nya och gamla.

Gällande nr 3 får vi begära in ett namn, förslagsvis från organsordförande (ska framgå i Grattis du är förtroendevald) innan vi uppdaterar access.

Gällande nr 5 får vi begära in en ansvarig från Nollningen. Vi lägger upp denna person som administratör för nollning.nu med subdomäner (jepp, alla måste gås igenom). Men därefter är det dennes ansvar att stabernas ansvariga läggs till.

Underhåll vid verksamhetsårsskifte

Vid denna tidpunkt byts de flesta styrelser ut. Därmed behöver de nya få access och de gamla tas bort.
Punkt 1, 2, 3 och 4 ovan är aktuella.

För att vara säker på att vi har rätt uppgifter begär vi in en kontaktlista från presidial med kårorgansansvar. Därefter kör vi en crosscheck för 1 och 2. Innan vi tar bort några accesser är det schysst att förvarna om det en tid innan, se exempeltext nedan. Skicka förvarningen till organ@karen.hh.se så får alla förtroendevalda det, både nya och gamla.

Gällande nr 3 får vi begära in ett namn, förslagsvis från organsordförande (ska framgå i Grattis du är förtroendevald) innan vi uppdaterar access.

Gällande nr 4 får vi begära in en ansvarig från Thorax. Vi lägger upp denna person som administratör för hjartslaget.se.

Exempeltext gällande uppdatering av accesser

Hej!
Den XX XX kommer vi att uppdatera accesser och mailkonton. Alla som inte har en förtroendepost detta verksamhetsår kommer att tas bort. Dubbelkolla era mail och spara ner de filer som ni behöver till NGS. Behöver ett mail sparas får ni skicka vidare det till ansvarig efterträdare. Även access till NGS kommer att tas bort.

Hör av er om det är några problem så tittar vi på det tillsammans.
//KAOS genom NN